A rendezvények szervetőinek millió- és egy dolga van, ami a rendezvény részleteinek tökéletestéséhez tartozik. Mindemellett minden éppen érkező, kezdés előtt álló és végzett fellépővel is tartania kell a kapcsolatot. Nem éppen életük legpihentetőbb napjai közé tartoznak az ilyen rendezvények dátumai. Mindezek mellett érthető, hogy nehézkes a kommunikáció egy-egy csoporttal, személlyel. Mégis szükséges megtenni pár alapvető kommunikációs mozdulatot, mellyel könnyebbé lehet tenni a társas találkozást.
A tűzzsonglőrök előadóművészek.
- Az első személyes találkozó alkalmával érdemes újból bemutatkozni teljes névvel és pozícióval, esetleg feladatkörrel.
- Érdemes bemutatni a munkájukhoz elengedhetetlen kollégákat az érkező fellépőknek. A kapcsoalattartó személy ilyen módon magának spórolhat meg időt, hiszen nem kell minden (technikai jellegű) kérdés esetén közvetítőt játszania.
- Mint „vendéglátó”, nyugodtan fel lehet ajánlani egy kávét, üdítőt vagy vizet az érkezőknek. Természetesen erre a felajánlásra lehet előzetesen is készülni, hogy a kínált lista elemei elérhetőek is legyenek igény esetén.
- Biztostani kell a zavartalan felkészülést a fellépők számára, hiszen egyátjáróként használt folyosón mint öltöző megalázó pillanatokat okozhat, éppen úgy, mint egy építési terület átadása a technikai felszerelések előkésztéséhez.
Tovább is lehetne folytatni a listát, de a legfontosabb, hétköznapi szituációktól eltérő helyzetek a fentebb olvasottak. Amennyiben ezekre figyelemmel van a rendezvény szervezője, fellépői is szívesebben látogatják rendezvényeit, és bármennyire is legyenek profik, beavatott szemek észre tudják venni, hogy mennyire szívesen vannak az adott helyszínen.